Estou trabalhando no desenvolvimento e adequação de soluções para nota eletrônica desde o inicio do projeto.
A Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e já não é mais “novidade”, porém as dúvidas continuam. Pretendo com este artigo repassar de forma simplificada os procedimentos para implantação.
Aquisição ou Adequação
O primeiro passo para implantação é a adequação ou aquisição de um software de Automação que ofereça a opção de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Aquisição
No caso de uma aquisição é necessário ficar atento a alguns fatores:
1º O software deve possuir emissão em formato “Normal”, “SCAN” e “DPEC”.
2º O software deve estar de acordo com a legislação, ou seja, as tabelas de tributos ICMS, PIS, COFINS, ISSQN, IPI e outras como a tabela de cidades devem estar de acordo com o manual da NF-e.
3º Verificar se o software possui recursos como exportação em formato PDF e envio de DANFE e XML por e-mail.
4º Checar a estrutura da empresa desenvolvedora e verificar se a mesma está atenta as atualizações.
Adequação
Ao se adequar um software, deve-se ficar atento ao tratamento das informações no banco de dados.
Softwares antigos, costumam ter informações em campos incorretos, formatos e mascaras que não são aceitos pela NFe. Os campos que costumam apresentar mais problemas durante a implantação são : “CPF, CNPJ, IE, CEP e Cidade ou Município”.
Nota Importante:
O campo código da cidade deve estar em acordo com a tabela do IBGE.
O link para tabela é: ftp://geoftp.ibge.gov.br/Organizacao/Divisao_Territorial/2006/DTB_2006.zip Ou acesse www.ibge.gov.br
Entendendo o Funcionamento da Nota Fiscal Eletrônica (Resumidamente)
Em resumo a NF-e funciona através da transmissão e recepção de arquivos no formato XML (eXtensible Markup Language).
O sistema emissor deverá gerar um arquivo ou um lote de transmissão, assiná-lo digitalmente e efetuar a transmissão.
O servidor da NF-e fará a recepção emitirá um número de protocolo e fará o processamento, devolvendo as respostas em formato para geração do XML (RETORNO).
É simplesmente como conhecido por nós programadores o bom e velho REMESSA e RETORNO.
Detalharei melhor esse processo nos próximos artigos.
Nota Fiscal Eletrônica e a Contabilidade
O Software emissor deverá gerar o Arquivo (XML) da Nota Fiscal Eletrônica, com os devidos cálculos de impostos, categorias, etc. Para isso, são necessárias algumas informações contábeis, ou seja, o Contador da empresa deve fornecer as informações referentes a empresa, quais informações deverão sair em campos adicionais, etc.
Para exemplificar o que acabei de escrever, listei abaixo as opções de configuração do Imposto “PIS”, são 9 opções.
PIS 01 - Operação Tributável - Base de Cálculo = Valor da Operação (Alíquota Normal (Cumulativo/Não Cumulativo))
PIS 02 - Operação Tributável - Base de Cálculo = Valor da Operação (Alíquota Diferenciada)
PIS 03 - Operação Tributável - Base de Cálculo = Quantidade Vendida x Alíquota por Unidade de Produto
PIS 04 - Operação Tributável - Tributação Monofásica (Alíquota Zero)
PIS 06 - Operação Tributável - Alíquota Zero
PIS 07 - Operação Isenta de Contribuição
PIS 08 - Operação Sem Incidência de Contribuição
PIS 09 - Operação com Suspensão de Contribuição
PIS 99 - Outras Operações
Nota Importante:
Os impostos: ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS e IPI devem ser informados individualmente para cada produto.
Abaixo listarei as dúvidas freqüentes sobre a NF-e
O que é DANFE ?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. É uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em papel comum e em via única. Conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet, e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
Como ter uma Assinatura Digital?
Para possuir uma assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto às Autoridades Certificadoras que oferece, além da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificação do usuário e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas.
Até quando será permitido usar a nota fiscal tradicional?
Fabricantes de medicamentos, frigoríficos e distribuidores de combustíveis e cigarros são alguns dos negócios que já têm obrigação de emitir o documento em formato eletrônico. Desde o início de abril deste ano, entraram também empresas distribuidoras de bebidas e de aço, entre outras. Setembro será o prazo final para fabricantes de cosméticos, de equipamentos de informática e laticínios, por exemplo. A lista completa dos setores está disponível nos sites das secretarias de Fazenda de cada estado.
O que muda para as pequenas e médias empresas?
A nota fiscal eletrônica aumentará a capacidade do Fisco de combater a sonegação. Hoje, com a nota em papel, a fiscalização acaba acontecendo de forma reativa, quando os funcionários da Receita batem à porta da empresa para averiguar com lupa todos os dados fiscais e contábeis. Com a nota eletrônica, a possibilidade de vigilância passa a ser online, permanente e em tempo real.
O que acontece se o sistema não for implantado ou não funcionar?
Ao emitir uma nota eletrônica, o sistema varre os dados da rede. Se houver irregularidades na situação do comprador ou do vendedor, a emissão não é efetuada. E, sem nota fiscal, a mercadoria não circula ? pelo menos não legalmente.
Há ganhos em produtividade ou custos?
Com o fim da papelada, é possível diminuir em até 80% os custos com a emissão de notas físicas. Outro ganho possível está na logística. A nova documentação fiscal, dotada de código de barras, torna mais ágil a conferência em postos rodoviários do Fisco e reduz o tempo das viagens. Há outros motivos para pequenas ou médias empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica aderirem voluntariamente ao sistema? Sim. Boa parte das grandes empresas já trabalha com nota fiscal eletrônica. Os especialistas acreditam que, no médio prazo, elas devem dar preferência a fornecedores que também façam suas emissões eletronicamente ? incluindo os de pequeno e médio porte.
Quais os obstáculos para a implantação?
Um ponto nevrálgico é a base de dados. É preciso passar um pente-fino nas informações cadastrais dos clientes e fornecedores, o que significa conferir endereço, CNPJ e razão social de cada um. Manter um banco de informações correto e atualizado é um ponto fraco na maioria das empresas ? pequenas ou não. Com a automatização, o sistema não executa a operação caso haja incompatibilidade entre os dados que constam na nota e aqueles do Fisco ? da mesma forma que o sistema dos bancos rejeita uma transferência de dinheiro pela internet se o CPF do beneficiado for preenchido errado.
Qual o custo para preparar uma pequena ou média empresa para a mudança?
As secretarias da Fazenda oferecem um software gratuito para emissão de nota fiscal, sem limite de utilização. Além disso, há no mercado uma ampla oferta de tecnologias para empresas de pequeno e médio porte, cobradas por utilização. Os pacotes podem incluir, além da implantação do software, treinamento dos funcionários, armazenamento das notas (obrigatório por cinco anos) e integração com outros sistemas da empresa, como os de gestão financeira e de planejamento de produção. Os custos variam, mas há soluções a partir de 20 centavos por nota emitida.
Quem deve conduzir a implantação do Sped nas empresas?
Os especialistas dizem que, nas pequenas e médias empresas, a implantação deve ser acompanhada pelo próprio dono ? as mudanças necessárias podem ser uma ótima oportunidade para o empreendedor rever processos, reduzir custos e aumentar a eficiência dos negócios.
Caro(a)s Amigo(a)s por enquanto é isso, espero ter ajudado!
Nos próximos artigos pretendo destacar os conceitos técnicos da NF-e.
Um grande abraço!
Bruno Giovani Caltran
Tw: @bgcaltran
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